Dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie LeoNext Energy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy, komu je powierzamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest:
LeoNext Energy Sp. z o.o.
ul. Bielska 8, 02-394 Warszawa
NIP: 7011312422 · KRS: 0001239410
e-mail: finanse@leonextenergy.pl
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail lub pisemnie na adres siedziby spółki.
Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych, ponieważ nie zachodzą przesłanki określone w art. 37 RODO. Wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych obsługiwane są bezpośrednio przez administratora, pod wskazanym powyżej adresem e-mail.
Dane dotyczące inwestycji w większości nie są danymi osobowymi — stanowią informacje o projekcie i mogą mieć charakter tajemnicy przedsiębiorstwa. Traktujemy je jako poufne niezależnie od kwalifikacji prawnej, a zasady ich ochrony opisujemy w punkcie 13.
Nie zbieramy szczególnych kategorii danych. Formularz nie służy do przekazywania danych o zdrowiu, poglądach politycznych, przynależności związkowej ani innych danych, o których mowa w art. 9 RODO. Prosimy o niepodawanie takich informacji w polu uwag.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Wyjaśnienie |
|---|---|---|
| Obsługa zgłoszenia projektu, kontakt zwrotny i wstępna ocena finansowalności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy | Gdy zgłoszenie składa osoba prowadząca jednoosobową działalność lub osoba fizyczna działająca we własnym imieniu. |
| Kontakt z osobami reprezentującymi spółkę lub podmiot zgłaszający | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes | Interesem jest możliwość prowadzenia korespondencji handlowej z podmiotem, w którego imieniu działa dana osoba. |
| Zawarcie i wykonanie umowy o doradztwo w pozyskaniu finansowania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Litera b — gdy stroną umowy jest osoba fizyczna. Litera f — wobec pracowników i reprezentantów klienta będącego spółką. |
| Reprezentowanie klienta wobec instytucji finansujących na podstawie pełnomocnictwa | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Zakres przekazywanych danych wynika z udzielonego pełnomocnictwa i wymogów konkretnej instytucji. |
| Wypełnienie obowiązków księgowych i podatkowych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową | Dotyczy dokumentacji rozliczeniowej po nawiązaniu współpracy. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Interesem jest ochrona praw spółki w razie sporu. |
| Analityka ruchu w serwisie i pomiar skuteczności kampanii | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda | Uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody w panelu zarządzania cookie. Zgodę można wycofać w każdej chwili. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrona przed nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Obejmuje logi serwera oraz mechanizmy ograniczające automatyczne wysyłanie formularza. |
Zgoda wyrażana w formularzu obejmuje wyłącznie kontakt w sprawie zgłoszonego projektu. Nie wykorzystujemy podanych danych do wysyłki materiałów marketingowych ani newslettera — taka wysyłka wymagałaby odrębnej, wyraźnej zgody.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zgłoszenia. Bez imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na zgłoszenie ani przeprowadzić wstępnej rozmowy. Pozostałe pola formularza — w tym parametry projektu — pozwalają nam ocenić, czy inwestycja kwalifikuje się do procesu; ich pominięcie nie blokuje wysłania zgłoszenia, ale wydłuża etap wstępnej weryfikacji.
Podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest warunkiem jej zawarcia. Podanie danych na potrzeby analityki jest w pełni dobrowolne, a odmowa zgody nie ogranicza korzystania z serwisu.
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zgłoszenia, które nie doprowadziły do nawiązania współpracy | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane związane z zawartą umową | przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa | 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody (analityka) | do czasu wycofania zgody lub wygaśnięcia zapisanej preferencji cookie |
| Logi serwera | nie dłużej niż 90 dni |
| Korespondencja e-mail | zgodnie z okresami właściwymi dla sprawy, której dotyczy |
Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zgłosi skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, dane usuwamy wcześniej — chyba że istnieje inna, nadrzędna podstawa ich przechowywania.
Dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:
Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO.
Nie sprzedajemy danych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim. Przekazanie dokumentacji projektowej do instytucji finansującej następuje wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez klienta i w zakresie niezbędnym do prowadzenia procesu finansowania.
Dane co do zasady przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Korzystanie z niektórych narzędzi analitycznych i reklamowych może jednak wiązać się z przekazaniem danych do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (dla podmiotów certyfikowanych w ramach ram ochrony danych UE–USA) albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.
Obsługę formularza zgłoszeniowego zapewnia Formspree, Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Dane wpisane w formularzu przekazywane są do tego podmiotu wyłącznie w celu dostarczenia zgłoszenia na naszą skrzynkę pocztową, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania oraz mechanizmów transferu wskazanych powyżej.
Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie, pod adresem finanse@leonextenergy.pl.
Prawo do uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, oraz do otrzymania ich kopii (art. 15 RODO).
Prawo do poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
Tzw. prawo do bycia zapomnianym, w przypadkach wskazanych w art. 17 RODO.
Prawo do żądania wstrzymania operacji na danych w sytuacjach z art. 18 RODO.
Prawo do otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego — dla danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO).
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją (art. 21 RODO).
Wycofanie zgody. Zgodę na przetwarzanie danych — w tym zgodę na analitykę i pliki cookie — można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Wnioski dotyczące realizacji praw prosimy kierować na adres finanse@leonextenergy.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w skomplikowanych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO. W Polsce organem tym jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl
Nie podejmujemy wobec osób korzystających z serwisu decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.
W formularzu zgłoszenia działa prosty mechanizm, który na podstawie wskazanego etapu projektu i stanu dokumentacji wyświetla wstępną sugestię pakietu współpracy. Jest to wyłącznie podpowiedź informacyjna, obliczana w przeglądarce użytkownika. Nie stanowi oceny wiarygodności, nie warunkuje dostępu do usługi i nie przesądza o warunkach współpracy — ostateczna rekomendacja jest formułowana przez człowieka po rozmowie i wstępnej ocenie finansowalności.
Decyzje o przyznaniu finansowania podejmują wyłącznie instytucje finansujące, według własnych procedur; nie mamy wpływu na sposób, w jaki przetwarzają one dane w ramach swoich procesów kredytowych i są w tym zakresie odrębnymi administratorami.
Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym. Wykorzystujemy je w dwóch grupach: niezbędne do działania serwisu oraz analityczne, uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody. Pełny opis kategorii, wykaz plików oraz sposoby zarządzania zgodami zawiera odrębna polityka cookies.
| Nazwa | Kategoria | Cel | Czas przechowywania |
|---|---|---|---|
| leonext_consent | Niezbędny | Zapamiętanie decyzji dotyczącej zgód na pliki cookie | 6 miesięcy |
Zarządzanie zgodami. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy panel, w którym można zaakceptować wszystkie kategorie albo ograniczyć się do plików niezbędnych. Decyzję można zmienić w każdej chwili — przyciskiem „Ustawienia prywatności” w stopce serwisu lub usuwając pliki cookie w ustawieniach przeglądarki.
Do czasu wyrażenia zgody nie uruchamiamy narzędzi analitycznych ani reklamowych. Stosujemy mechanizm domyślnego braku zgody, w którym wszystkie kategorie inne niż niezbędne pozostają wyłączone. Pełny wykaz plików wraz z opisem kategorii zawiera polityka cookies.
Po wyrażeniu zgody możemy zbierać zanonimizowane informacje o sposobie korzystania z serwisu: liczbę odsłon, głębokość przewijania, kliknięcia w przyciski, rozpoczęcie i ukończenie wypełniania formularza oraz źródło wejścia. Służy to wyłącznie ocenie skuteczności strony i kampanii.
Do warstwy analitycznej nie przekazujemy danych osobowych — imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu ani treści pola uwag. Zdarzenia rejestrowane w narzędziach analitycznych zawierają jedynie etykiety techniczne, na przykład nazwę wybranego pakietu lub przedział nakładów inwestycyjnych.
Zakres wykorzystywanych narzędzi oraz zapisywanych przez nie plików opisuje polityka cookies. Każde nowe narzędzie uruchamiamy dopiero po uzyskaniu zgody i po aktualizacji wykazu.
Serwis nie służy do przesyłania dokumentacji projektowej. Formularz zgłoszenia nie zawiera funkcji wgrywania plików. Materiały projektowe — dokumenty korporacyjne, techniczne, finansowe i administracyjne — przekazywane są dopiero po nawiązaniu kontaktu, uzgodnionym bezpiecznym kanałem i po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności.
Informacje o projekcie mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa klienta. Chronimy je na zasadach określonych w umowie o poufności oraz w umowie o współpracy, niezależnie od obowiązków wynikających z RODO. Dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby zaangażowane w prowadzenie konkretnego procesu.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym:
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą, oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — w terminach określonych w art. 33 i 34 RODO.
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres przetwarzania danych, wykorzystywane narzędzia lub obowiązujące przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z numerem wersji i datą obowiązywania wskazaną na początku dokumentu. W przypadku istotnych zmian informujemy o nich w widoczny sposób w serwisie.
